Аудит документов по 168-ФЗ: полное руководство

Аудит документов — центральный элемент подготовки компании к вступлению в силу Федерального закона № 168-ФЗ от 24 июня 2025 года. Именно документация — договоры, локальные акты, публичные материалы — в первую очередь подвергается проверке контролирующими органами. В этой статье мы подробно разберём методику проведения аудита, критерии оценки и порядок оформления результатов.

Цели и задачи аудита

Аудит документов по 168-ФЗ преследует несколько взаимосвязанных целей. Первая и главная — выявить все случаи использования иностранных слов и выражений, для которых существуют русскоязычные аналоги, в документации и материалах компании. Вторая цель — оценить масштаб необходимых изменений и определить приоритеты. Третья — сформировать доказательную базу добросовестности компании на случай проверки.

Задачи аудита конкретизируют эти цели:

• Составить полный перечень документов и материалов, подлежащих проверке
• Разработать критерии оценки соответствия
• Провести поэкземплярную проверку каждого документа
• Зафиксировать все выявленные несоответствия
• Классифицировать нарушения по степени серьёзности
• Разработать рекомендации по устранению
• Подготовить отчёт о результатах аудита

Объём аудита: что проверять

Определение объёма аудита — критически важный этап. Необходимо составить исчерпывающий перечень всех документов и материалов, подлежащих проверке. Ниже приведены основные категории:

Методика проведения аудита

Аудит документов по 168-ФЗ рекомендуется проводить в определённой последовательности, обеспечивающей полноту и системность проверки.

Этап 1. Инвентаризация

Составьте полный реестр всех документов и материалов, подлежащих проверке. Для каждого документа зафиксируйте: наименование, местоположение (физическое или цифровое), ответственное подразделение, дату последнего обновления, текущий статус (действующий/архивный). Используйте электронную таблицу для ведения реестра — это позволит удобно фильтровать, сортировать и отслеживать прогресс.

Этап 2. Приоритизация

Расставьте приоритеты проверки, исходя из двух критериев: степень публичности документа (чем более публичный документ, тем выше приоритет) и вероятность наличия нарушений (документы маркетинговых и IT-подразделений обычно содержат больше иностранных слов).

Этап 3. Проверка

Проведите поэкземплярную проверку каждого документа. Для каждого случая использования иностранного слова определите:

• Является ли данное слово иностранным заимствованием, подпадающим под действие 168-ФЗ
• Существует ли общепринятый русскоязычный аналог
• Попадает ли использование данного слова под исключения, предусмотренные законом (товарные знаки, устоявшиеся заимствования, технические термины без аналогов)
• Какова степень серьёзности нарушения

Этап 4. Фиксация результатов

Зафиксируйте каждое выявленное несоответствие в аудиторском протоколе. Для каждого нарушения укажите: документ, конкретное место в документе, обнаруженное слово/выражение, предлагаемую замену, степень серьёзности, рекомендации.

Аудит договорной документации

Договорная документация заслуживает особого внимания при аудите, поскольку договоры — это юридически значимые документы, нарушения в которых могут иметь серьёзные последствия.

На что обращать внимание:

При проверке договоров обращайте внимание на следующие типичные случаи использования иностранных слов:

• Названия разделов: «Дисклеймер» вместо «Отказ от ответственности», «Прайс-лист» вместо «Прейскурант» или «Перечень цен»
• Деловая терминология: «аутсорсинг», «аутстаффинг», «лизинг», «франчайзинг» — для некоторых из этих терминов существуют русскоязычные эквиваленты, для других нет
• IT-терминология: «хостинг», «домен», «сервер», «бэкап» — необходимо определить, какие из этих терминов имеют общепринятые русские аналоги
• Маркетинговые термины: «бренд», «промо», «кейс», «таргет», «лид» — большинство из них имеют русскоязычные аналоги
• Управленческие термины: «дедлайн», «митинг», «фидбек», «бриф» — все имеют русскоязычные аналоги

Особенности аудита шаблонов договоров

Проверяйте не только отдельные действующие договоры, но и шаблоны, используемые для заключения новых соглашений. Исправление шаблона сразу предотвратит появление нарушений во всех будущих договорах. Составьте список всех шаблонов, определите их актуальность и внесите необходимые изменения.

Аудит локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты компании также подлежат проверке на соответствие 168-ФЗ. К ним относятся:

Должностные инструкции

Особое внимание — названиям должностей. Многие компании используют англоязычные названия должностей: CEO, CFO, CMO, CTO, HR-менеджер, PR-специалист, SMM-менеджер, Product Owner, Scrum Master, Team Lead. Необходимо определить, требуется ли замена этих наименований на русскоязычные эквиваленты в контексте требований 168-ФЗ.

Помимо названий должностей, проверьте текст должностных инструкций на предмет использования иностранных терминов при описании функциональных обязанностей. Например: «проведение брейнштормов» вместо «проведение мозговых штурмов», «составление отчётов по KPI» — необходимо расшифровать аббревиатуру.

Положения и регламенты

Проверьте все действующие положения: о подразделениях, о документообороте, о коммерческой тайне, о работе с персональными данными и другие. Обращайте внимание на терминологию, используемую для описания процессов и процедур.

Штатное расписание

Убедитесь, что все наименования должностей и подразделений в штатном расписании соответствуют требованиям закона. Если используются иностранные названия, подготовьте русскоязычные эквиваленты.

Аудит публичных материалов

Публичные материалы — зона наибольшего риска, поскольку именно они доступны для проверки контролирующим органам и жалоб граждан.

Рекламные материалы

Проверьте все действующие рекламные материалы: печатные макеты, баннеры, видеоролики, аудиорекламу, публикации в социальных сетях. Зафиксируйте все случаи использования иностранных слов в слоганах, заголовках, текстах и подписях. Обратите внимание на названия акций и специальных предложений — часто именно здесь встречается наибольшее количество иностранных заимствований: «сейл», «скидка блэк фрайдей», «кэшбэк» и тому подобные.

Прайс-листы и каталоги

Проверьте названия товаров и услуг, описания, характеристики. Особое внимание уделите позициям, названия которых содержат иностранные слова без русскоязычных аналогов в описании.

Вывески и наружная реклама

Проверьте все физические носители: вывески, указатели, информационные стенды, навигационные таблички. Учтите, что замена физических носителей требует времени и финансовых затрат, поэтому эту категорию необходимо проверить в первую очередь.

Аудит веб-ресурсов и цифрового контента

Аудит веб-ресурсов — наиболее объёмная часть работы для большинства компаний. Корпоративный сайт может содержать сотни и тысячи страниц, каждая из которых потенциально содержит нарушения.

Структура аудита сайта

Рекомендуется следующий порядок проверки:

• Главная страница — первое, что видят посетители и проверяющие
• Страницы услуг/товаров — основной коммерческий контент
• Юридические страницы — политика конфиденциальности, оферта, пользовательское соглашение
• Страница «О компании» — корпоративная информация
• Блог/новости — архив публикаций (может потребовать проверки сотен статей)
• Формы и интерактивные элементы — тексты кнопок, подписи полей, сообщения об ошибках
• Личный кабинет — интерфейс для зарегистрированных пользователей

Автоматизация аудита сайта

Для крупных сайтов ручная проверка каждой страницы нецелесообразна. Используйте автоматизированные инструменты, которые сканируют сайт и выявляют иностранные слова. Однако результаты автоматической проверки всегда необходимо верифицировать вручную, поскольку автоматика может давать ложные срабатывания (например, на зарегистрированные товарные знаки или общепринятые заимствования).

Аудит мобильного приложения

Если у компании есть мобильное приложение, его интерфейс также подлежит проверке. Проверьте все экраны приложения: тексты кнопок, уведомления, сообщения об ошибках, названия разделов, описания функций. Учитывайте, что обновление мобильного приложения требует прохождения процедуры ревью в магазинах приложений, что занимает дополнительное время.

Критерии оценки нарушений

Не все случаи использования иностранных слов являются нарушениями 168-ФЗ. Для корректной оценки используйте следующие критерии:

Однозначные нарушения

Случаи, когда иностранное слово используется при наличии общеупотребительного русскоязычного аналога и отсутствии оснований для исключения. Примеры: «фидбек» вместо «обратная связь», «дедлайн» вместо «крайний срок», «ивент» вместо «мероприятие», «митинг» вместо «совещание», «кейс» вместо «случай» или «пример».

Допустимое использование

Случаи, когда использование иностранного слова обосновано и не является нарушением закона:

• Зарегистрированные товарные знаки и наименования
• Общепринятые технические термины, не имеющие адекватных русскоязычных аналогов
• Слова, давно вошедшие в русский язык и зафиксированные в нормативных словарях
• Имена собственные, географические названия
• Цитаты из иностранных источников с обязательным переводом

Пограничные случаи

Ситуации, требующие индивидуальной оценки. Например, слово «маркетинг» широко используется в деловом обороте и зафиксировано в словарях, однако имеет русскоязычные аналоги. Для пограничных случаев рекомендуется консервативный подход — при наличии сомнений лучше заменить иностранное слово русскоязычным аналогом.

Оформление результатов аудита

Результаты аудита оформляются в виде отчёта, который включает несколько разделов.

Структура отчёта

• Введение: цели аудита, период проведения, состав аудиторской группы, методика
• Объём аудита: перечень проверенных документов и материалов, количественные показатели
• Выявленные нарушения: систематизированный перечень всех нарушений с классификацией по категориям и степени серьёзности
• Статистика: общее количество нарушений, распределение по подразделениям и категориям документов
• Рекомендации: конкретные предложения по устранению каждого нарушения
• План устранения: приоритизированный план работ с указанием сроков и ответственных
• Приложения: детальные таблицы с перечнем нарушений, фотоматериалы, скриншоты

Составление плана устранения

По результатам аудита составляется план устранения выявленных нарушений. План должен быть реалистичным и учитывать ресурсы компании.

Приоритизация

Распределите нарушения по приоритетам:

• Приоритет 1 (срочно): нарушения на публичных ресурсах с высокой посещаемостью — главная страница сайта, основные рекламные материалы, вывески
• Приоритет 2 (важно): нарушения в договорной и клиентской документации — шаблоны договоров, оферты, коммерческие предложения
• Приоритет 3 (стандартно): нарушения во внутренних документах — должностные инструкции, регламенты, внутренние политики
• Приоритет 4 (при возможности): нарушения в архивных материалах и документах ограниченного распространения

Сроки устранения

Установите реалистичные сроки устранения для каждого приоритета. Учитывайте, что некоторые изменения (например, обновление мобильного приложения или замена физических вывесок) требуют значительного времени. Все нарушения приоритета 1 и 2 должны быть устранены до 1 марта 2026 года — даты вступления 168-ФЗ в силу.

Ресурсы

Определите необходимые ресурсы для устранения нарушений: финансовые (бюджет на замену вывесок, перепечатку материалов, обновление сайта), кадровые (редакторы, переводчики, дизайнеры, разработчики), временные (человеко-часы на каждую задачу). Подготовьте обоснование затрат для руководства с указанием потенциальных штрафов при неустранении нарушений.

Периодичность проведения аудита

Аудит документов по 168-ФЗ не должен быть разовым мероприятием. Рекомендуется следующая периодичность: