Compliance и 168-ФЗ: как выстроить систему соответствия

Федеральный закон № 168-ФЗ от 24 июня 2025 года о защите русского языка создаёт новую область регуляторных требований, которая затрагивает практически все организации, работающие на территории Российской Федерации. Для крупных и средних компаний эффективное соблюдение этого закона невозможно без построения полноценной системы комплаенса. В этой статье мы рассмотрим, как организовать корпоративное управление соответствием требованиям 168-ФЗ.

Что такое комплаенс в контексте 168-ФЗ

Комплаенс (от англ. compliance — соответствие) в контексте 168-ФЗ представляет собой систему внутренних мер, процедур и механизмов контроля, обеспечивающих соответствие деятельности организации требованиям закона о защите русского языка. Это не просто разовая проверка и исправление нарушений, а постоянно действующая система управления.

Эффективная система комплаенса по 168-ФЗ решает несколько ключевых задач: предотвращение нарушений до их возникновения, оперативное выявление и устранение допущенных нарушений, минимизация финансовых и репутационных рисков, формирование корпоративной культуры соблюдения языковых норм, обеспечение доказательной базы добросовестности компании при проверках.

Организационная структура комплаенса

Построение эффективной системы начинается с определения организационной структуры. Конкретная модель зависит от размера компании, отрасли и степени влияния 168-ФЗ на бизнес-процессы.

Модель для крупных компаний

В крупных организациях рекомендуется следующая структура:

Модель для средних компаний

В средних компаниях функции комплаенс-офицера по 168-ФЗ может выполнять корпоративный юрист или руководитель юридического отдела. При этом важно формально закрепить эту ответственность приказом руководителя организации и выделить необходимое время для выполнения этих функций.

Модель для малых компаний

Малые предприятия могут обеспечить соответствие 168-ФЗ силами руководителя или назначенного ответственного сотрудника с привлечением внешних консультантов для периодических проверок. Главное — зафиксировать ответственность и установить регулярность проверок.

Политики и процедуры

Фундамент системы комплаенса — это набор внутренних документов, регламентирующих порядок обеспечения соответствия 168-ФЗ. Рекомендуется разработать следующие документы:

Политика языкового соответствия

Базовый документ, определяющий общие принципы и подходы компании к соблюдению требований 168-ФЗ. Политика должна включать:

• Заявление руководства о приверженности соблюдению языкового законодательства
• Область применения политики (подразделения, виды деятельности, каналы коммуникации)
• Основные принципы: приоритет русского языка, допустимые исключения, порядок работы с иностранными терминами
• Ответственность руководителей подразделений и сотрудников
• Порядок информирования о нарушениях и принимаемые меры

Процедура проверки контента перед публикацией

Детальная процедура, описывающая порядок проверки всех материалов на соответствие 168-ФЗ перед их публикацией или размещением. Процедура должна определять, кто проводит проверку, какие критерии используются, какой порядок согласования действует и как документируются результаты проверки.

Регламент работы с иностранными терминами

Документ, определяющий правила использования иностранных слов в деятельности компании. Должен содержать:

• Перечень иностранных терминов, допустимых к использованию (зарегистрированные товарные знаки, общепринятые технические термины без адекватных русских аналогов)
• Корпоративный словарь замен — список иностранных слов с рекомендованными русскоязычными аналогами
• Порядок принятия решений по пограничным случаям
• Процедуру обновления словаря замен

Инструкция по реагированию на проверки

Порядок действий сотрудников при проведении проверки контролирующими органами. Инструкция должна содержать контактные данные ответственных лиц, порядок предоставления документов, правила взаимодействия с проверяющими.

Оценка и управление рисками

Ключевой элемент системы комплаенса — оценка рисков нарушения 168-ФЗ. Необходимо провести комплексную оценку по следующим направлениям:

Идентификация рисков

Определите все процессы и каналы коммуникации, в которых существует вероятность нарушения требований закона. Типичные зоны повышенного риска включают: сайт компании и все цифровые ресурсы, рекламные материалы и маркетинговые коммуникации, клиентскую документацию и договоры, социальные сети и мессенджеры, наружную рекламу и вывески, упаковку товаров и этикетки, техническую документацию и инструкции.

Оценка вероятности и последствий

Для каждой зоны риска определите вероятность возникновения нарушения и потенциальные последствия. Используйте матрицу рисков для визуализации и приоритизации:

Разработка мер управления рисками

На основе оценки рисков разработайте конкретные контрольные меры для каждой зоны. Меры должны быть пропорциональны уровню риска: для критических зон — обязательная предварительная проверка каждого материала, для зон среднего риска — периодические выборочные проверки, для зон низкого риска — самоконтроль сотрудников с периодическим аудитом.

Внутренний контроль

Система внутреннего контроля обеспечивает фактическое выполнение установленных политик и процедур. Она включает несколько уровней:

Превентивный контроль

Меры, предотвращающие нарушения до их возникновения. К ним относятся: обязательное согласование публикуемых материалов, использование утверждённых шаблонов документов, автоматическая проверка текстов специализированными инструментами, редакторская проверка контента перед размещением.

Детективный контроль

Меры, направленные на выявление уже допущенных нарушений. Включают: регулярный аудит опубликованных материалов, мониторинг жалоб и обращений, анализ результатов проверок контролирующих органов, внутренние расследования при выявлении нарушений.

Корректирующий контроль

Меры по устранению выявленных нарушений и предотвращению их повторения. Включают: оперативное исправление обнаруженных нарушений, анализ причин нарушения и разработку корректирующих действий, обновление процедур при системных проблемах, дисциплинарные меры при умышленных нарушениях.

Обучение и культура соответствия

Никакая система комплаенса не будет работать без вовлечённости сотрудников. Обучение — ключевой фактор успеха.

Программа обучения

Разработайте многоуровневую программу обучения, адаптированную для разных категорий сотрудников:

• Руководство: общее понимание требований 168-ФЗ, финансовые и репутационные риски, роль руководства в обеспечении соответствия
• Маркетинг и PR: детальные требования к рекламным материалам и публичным коммуникациям, практические примеры замены иностранных слов
• IT-отдел: требования к интерфейсам программных продуктов, веб-ресурсам, техническому контенту
• Юридический отдел: правовые аспекты, порядок реагирования на проверки, работа с контролирующими органами
• Все сотрудники: базовые знания о законе, понимание своей ответственности, каналы обращения за консультацией

Формирование культуры соответствия

Помимо формального обучения, важно сформировать корпоративную культуру, в которой соблюдение языковых норм воспринимается не как бюрократическая нагрузка, а как естественная часть профессиональной деятельности. Этому способствуют: личный пример руководства, позитивная мотивация (поощрение, а не только наказание), открытый диалог о спорных случаях, регулярное информирование о результатах работы системы комплаенса.

Технологические решения

Современные технологии позволяют существенно повысить эффективность системы комплаенса по 168-ФЗ.

Автоматизированная проверка текстов

Используйте специализированные инструменты для автоматической проверки текстов на наличие иностранных слов, для которых существуют русскоязычные аналоги. Такие инструменты могут интегрироваться в рабочие процессы: системы управления контентом (CMS), платформы для управления рекламными кампаниями, системы электронного документооборота.

Мониторинг веб-ресурсов

Настройте автоматический мониторинг корпоративного сайта и других веб-ресурсов на предмет появления контента, не соответствующего требованиям 168-ФЗ. Это особенно важно для сайтов с большим объёмом контента и множеством авторов.

Система управления документами

Внедрите систему контроля версий документов, позволяющую отслеживать все изменения и обеспечивать использование только актуальных, проверенных версий шаблонов и типовых документов.

Отчётность и документирование

Важнейший элемент системы комплаенса — документирование всех процессов и формирование регулярной отчётности. Это необходимо как для внутренних целей управления, так и для подтверждения добросовестности компании при проверках.

Виды отчётов

• Ежемесячный оперативный отчёт: количество проверенных материалов, выявленные нарушения, принятые меры, текущий статус устранения
• Ежеквартальный аналитический отчёт: тенденции, динамика нарушений, оценка эффективности контрольных мер, рекомендации по совершенствованию
• Годовой отчёт руководству: комплексная оценка состояния соответствия, финансовые затраты на комплаенс, достигнутые результаты, планы на следующий период

Документирование проверок

Каждая проверка (как внутренняя, так и внешняя) должна быть задокументирована. Фиксируйте дату проверки, проверенные объекты, выявленные нарушения, принятые корректирующие меры, ответственных лиц и сроки устранения. Эта документация является доказательством добросовестности компании и может быть использована при взаимодействии с контролирующими органами.

Непрерывное совершенствование

Система комплаенса должна постоянно развиваться и совершенствоваться. Используйте цикл непрерывного улучшения:

• Планирование: определение целей и задач на период, планирование проверок и обучения
• Реализация: выполнение запланированных мероприятий, проведение проверок, обучение сотрудников
• Контроль: оценка результатов, анализ эффективности принятых мер, выявление проблемных зон
• Корректировка: внесение изменений в процедуры, обновление политик, устранение выявленных недостатков

Регулярно пересматривайте систему комплаенса с учётом изменений законодательства, появления новых разъяснений и формирования правоприменительной практики. Закон 168-ФЗ — относительно новый нормативный акт, и практика его применения будет формироваться постепенно. Будьте готовы оперативно адаптировать свою систему.

Типичные ошибки при построении системы комплаенса

На основе опыта подготовки компаний к соблюдению регуляторных требований можно выделить наиболее распространённые ошибки при построении системы комплаенса по 168-ФЗ:

1. Формальный подход

Создание политик и процедур «для галочки» без реального внедрения в бизнес-процессы. Документы существуют на бумаге, но сотрудники о них не знают и не следуют установленным процедурам. Такой подход не защитит компанию ни от нарушений, ни от штрафов.

2. Отсутствие поддержки руководства

Без активной поддержки со стороны руководства система комплаенса обречена на неудачу. Если руководство не демонстрирует приверженность соблюдению закона, сотрудники также не будут относиться к этому серьёзно. Руководство должно не только утверждать документы, но и личным примером демонстрировать важность языкового соответствия.

3. Чрезмерная бюрократизация

Избыточно сложные процедуры согласования, требующие множества подписей и одобрений, приводят к тому, что сотрудники начинают обходить систему. Процедуры должны быть простыми, понятными и не создавать необоснованных задержек в работе. Найдите баланс между контролем и оперативностью.

4. Игнорирование обучения

Надежда на то, что сотрудники самостоятельно изучат закон и начнут его соблюдать, не оправдывается. Без целенаправленного обучения и постоянного информирования уровень осведомлённости персонала остаётся низким, что ведёт к системным нарушениям.

5. Отсутствие мониторинга

Разовая проверка и исправление нарушений без выстраивания системы постоянного мониторинга. Новый контент публикуется без проверки, и через некоторое время компания оказывается в том же положении, что и до начала работ по приведению в соответствие.