Инструкция для бухгалтера по 168-ФЗ: влияние на финансовую документацию

Федеральный закон № 168-ФЗ от 24 июня 2025 года о защите русского языка затрагивает не только маркетинговые и юридические подразделения компаний. Бухгалтерская служба также должна учитывать новые требования при подготовке финансовых документов, ведении учёта и взаимодействии с контрагентами. В этой статье мы подробно разберём, как 168-ФЗ влияет на работу бухгалтера и какие действия необходимо предпринять.

Общий обзор: что меняется для бухгалтера

На первый взгляд может показаться, что закон о защите русского языка не имеет прямого отношения к бухгалтерскому учёту. Однако это не так. Бухгалтерская служба формирует значительный массив документов, многие из которых направляются контрагентам и государственным органам. Кроме того, бухгалтер участвует в оформлении хозяйственных операций, названия которых всё чаще содержат иностранные заимствования.

Основные направления, где бухгалтеру необходимо учитывать требования 168-ФЗ:

Оформление первичных документов
Наименование товаров, работ и услуг в учётных документах
Формулировки в счетах и актах
Описание статей затрат и расходов
Номенклатура товаров и услуг в учётной системе
Формулировки назначения платежа
Наименования должностей в кадровых и зарплатных документах

Обратите внимание: Требования 168-ФЗ распространяются на документы, предназначенные для использования на территории Российской Федерации. Бухгалтерская и налоговая отчётность, формируемая по установленным формам, уже составляется на русском языке в соответствии с действующим законодательством. Однако произвольные формулировки в документах (наименования услуг, описания работ, назначения платежей) должны соответствовать требованиям нового закона.

Первичная документация

Первичная учётная документация — основа бухгалтерского учёта. С 1 марта 2026 года бухгалтер должен обращать особое внимание на формулировки, используемые в первичных документах.

Наименования товаров и услуг

При заполнении первичных документов наименования товаров, работ и услуг должны быть указаны на русском языке. Это особенно актуально для компаний, работающих в сферах, где традиционно используется англоязычная терминология:

Текущая формулировка	Рекомендуемая формулировка
Услуги по SEO-оптимизации	Услуги по поисковой оптимизации сайта
Разработка лендинг-пейдж	Разработка целевой страницы сайта
Услуги коучинга	Услуги наставничества / индивидуального обучения
Проведение тренинга	Проведение обучающего мероприятия
Услуги аутсорсинга бухгалтерии	Услуги по ведению бухгалтерского учёта сторонней организацией
Разработка дизайна баннера	Разработка оформления рекламного объявления
Услуги SMM-продвижения	Услуги продвижения в социальных сетях
Настройка таргетированной рекламы	Настройка целевой рекламы

Описание хозяйственных операций

Формулировки хозяйственных операций в учётных регистрах и первичных документах также должны соответствовать языковым требованиям. Избегайте использования жаргонных иностранных выражений. Например, вместо «оплата за стримминг-сервис» используйте «оплата за услуги потоковой передачи данных», вместо «расходы на рекрутинг» — «расходы на подбор персонала».

Важно: При изменении наименований товаров и услуг в документации необходимо обеспечить идентичность формулировок во всех связанных документах: в договоре, в счёте, в акте выполненных работ, в платёжном поручении. Расхождения в формулировках могут создать проблемы при налоговых проверках.

Счета и счета-фактуры

Счета на оплату и счета-фактуры — документы, которые направляются контрагентам и, следовательно, являются публичными. Проверьте следующие элементы:

Наименование поставщика и покупателя

Если в наименовании вашей организации или организации-контрагента содержатся иностранные слова (что бывает довольно часто), необходимо использовать наименование строго в соответствии с учредительными документами. Зарегистрированные наименования организаций, как правило, являются исключением из требований 168-ФЗ, однако этот вопрос требует уточнения в каждом конкретном случае.

Описание товаров и услуг в счетах

Графа с наименованием товаров и услуг должна содержать описание на русском языке. Если товар имеет иностранное торговое наименование (зарегистрированный товарный знак), допускается его использование, но рекомендуется дополнять описание русскоязычным пояснением. Например: «Программное обеспечение Microsoft Office 365 (пакет офисных программ), лицензия на 12 месяцев».

Назначение платежа

При формировании платёжных поручений особое внимание уделяйте полю «Назначение платежа». Формулировка должна быть на русском языке и корреспондировать с условиями договора и выставленным счётом. Избегайте использования иностранных аббревиатур и терминов без пояснений.

Акты выполненных работ и оказанных услуг

Акты — один из наиболее проблемных видов документов с точки зрения соответствия 168-ФЗ, поскольку в них детально описывается содержание выполненных работ или оказанных услуг.

Типичные проблемы в актах

В актах часто встречаются подробные описания работ с использованием профессиональной терминологии, насыщенной иностранными заимствованиями. Особенно это характерно для следующих отраслей:

IT и разработка: «настройка DevOps-процессов», «проведение код-ревью», «деплой на продакшн», «спринт-ретроспектива»
Маркетинг и реклама: «запуск рекламной кампании в таргете», «подготовка медиаплана», «анализ конверсий из воронки»
Консалтинг: «проведение стратегической сессии», «разработка роадмапа», «подготовка бизнес-кейса»
HR и кадры: «проведение ассессмента», «организация онбординга», «разработка системы грейдов»

Финансовые условия в договорах

Бухгалтер часто участвует в согласовании финансовых условий договоров. С точки зрения 168-ФЗ необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

Порядок расчётов

Проверьте, что в разделе о порядке расчётов не используются необоснованные иностранные термины. Например:

Вместо «постоплата» (калька с «postpayment») используйте «оплата по факту выполнения работ» или «последующая оплата»
Вместо «кэшфлоу» используйте «денежный поток»
Вместо «инвойс» используйте «счёт на оплату»
Вместо «овердрафт» — рассмотрите использование «кредитование расчётного счёта» (хотя термин «овердрафт» широко используется в банковской сфере)

Штрафные санкции и неустойки

Формулировки об ответственности сторон также должны быть на русском языке. Вместо «пени по рейту» используйте «неустойка по ставке», вместо «фиксированный фи» — «фиксированное вознаграждение» или «фиксированная плата».

Бухгалтерская и налоговая отчётность

Бухгалтерская и налоговая отчётность в Российской Федерации составляется на русском языке в соответствии с установленными формами. Тем не менее, есть аспекты, на которые стоит обратить внимание в контексте 168-ФЗ.

Управленческая отчётность

Управленческая отчётность, которая не имеет строго установленных форм и формируется компанией самостоятельно, должна соответствовать требованиям 168-ФЗ. Это касается наименований статей в управленческих отчётах, аналитических записок, бюджетов и финансовых планов.

Типичные замены для управленческой отчётности:

Иностранный термин	Русскоязычный аналог
EBITDA	Прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации (EBITDA)
P&L (Profit and Loss)	Отчёт о прибылях и убытках
Cash flow statement	Отчёт о движении денежных средств
Budget vs Actual	Сравнение плана и факта
KPI	Ключевые показатели эффективности (КПЭ)
ROI	Рентабельность инвестиций
Break-even point	Точка безубыточности

Совет: Для финансовых показателей, имеющих устоявшиеся международные аббревиатуры (EBITDA, ROI и др.), рекомендуется указывать полное русскоязычное наименование при первом упоминании с международной аббревиатурой в скобках, а далее по тексту использовать аббревиатуру. Это обеспечит и соблюдение закона, и удобство для специалистов.

Пояснительная записка к бухгалтерской отчётности

Пояснительная записка содержит произвольный текст и, следовательно, полностью подпадает под требования 168-ФЗ. Проверьте, что все формулировки в пояснительной записке соответствуют языковым нормам. Избегайте использования иностранных терминов при описании видов деятельности, хозяйственных операций и финансовых показателей компании.

Настройка учётных систем

Большинство российских компаний используют автоматизированные учётные системы (1С, МойСклад, Контур и другие). Бухгалтеру необходимо проверить и при необходимости скорректировать настройки этих систем.

Справочник номенклатуры

Проверьте справочник номенклатуры товаров и услуг. Убедитесь, что все наименования указаны на русском языке или, если используются иностранные торговые наименования, дополнены русскоязычными описаниями. Это особенно важно, поскольку наименования из справочника номенклатуры автоматически подставляются во все формируемые документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры.

Шаблоны документов

Проверьте все настроенные шаблоны печатных форм документов. Убедитесь, что стандартные формулировки, заголовки, подписи и пояснительные тексты соответствуют требованиям 168-ФЗ. Если шаблоны были модифицированы и содержат нестандартные элементы с иностранными терминами, необходимо их скорректировать.

Справочник статей затрат

Проверьте наименования статей затрат и расходов. Замените иностранные термины русскоязычными аналогами. Например: «Расходы на аутстаффинг» заменить на «Расходы на привлечение внештатного персонала», «Расходы на SMM» заменить на «Расходы на продвижение в социальных сетях».

Внимание: При внесении изменений в справочники учётной системы убедитесь, что это не нарушит связи с ранее сформированными документами. Рекомендуется не изменять существующие элементы справочника, а создавать новые и переключаться на них для новых документов. Старые элементы можно пометить как неактивные.

Работа с иностранными контрагентами

Особый вопрос — оформление документов при работе с иностранными контрагентами. В международной практике документы часто составляются на двух языках или на английском языке.

Двуязычные документы

При работе с иностранными контрагентами допускается составление документов на двух языках. Однако русскоязычная версия документа должна соответствовать требованиям 168-ФЗ. Рекомендуется указывать, что в случае расхождений между версиями на разных языках приоритет имеет русскоязычная версия.

Валютные операции

При оформлении валютных операций используйте русскоязычные наименования валют наряду с международными кодами. Например: «доллар США (USD)», «евро (EUR)», «китайский юань (CNY)». Международные коды валют, установленные стандартом ISO 4217, не подпадают под ограничения 168-ФЗ как международные обозначения.

Внешнеторговые контракты

При подготовке внешнеторговых контрактов бухгалтеру необходимо координировать работу с юристом и внешнеэкономическим отделом. Финансовые условия контракта на русском языке должны быть сформулированы в соответствии с 168-ФЗ, при этом международная торговая терминология (Инкотермс и другие) может использоваться как общепринятые международные термины с пояснением на русском языке.

Кадровый учёт и расчёт заработной платы

Бухгалтер по заработной плате также должен учитывать требования 168-ФЗ в своей работе.

Наименования должностей

Наименования должностей в штатном расписании, расчётных листках, справках о доходах и других кадрово-зарплатных документах должны быть указаны на русском языке. Если компания решит сохранить иностранные наименования должностей (что допускается для зарегистрированных должностей), они должны быть дополнены русскоязычными эквивалентами.

Текущее наименование	Рекомендуемое наименование
HR-менеджер	Менеджер по персоналу / Специалист по кадрам
PR-специалист	Специалист по связям с общественностью
IT-администратор	Системный администратор
Product Manager	Руководитель продукта / Менеджер по продукту
Team Lead	Руководитель группы
Account Manager	Менеджер по работе с клиентами
Content Manager	Менеджер по контенту / Редактор
Office Manager	Офис-менеджер / Администратор офиса

Расчётные листки

Проверьте формулировки в расчётных листках: наименования видов начислений и удержаний, названия подразделений, должностей. Все формулировки должны быть на русском языке. Например, вместо «бонус за KPI» используйте «премия за достижение ключевых показателей эффективности».

Штрафы и их отражение в учёте

Бухгалтеру необходимо быть готовым к отражению в учёте штрафов за нарушение 168-ФЗ, если таковые будут наложены на компанию.

Бухгалтерский учёт штрафов

Штрафы за нарушение 168-ФЗ отражаются в бухгалтерском учёте в составе прочих расходов. Проводка: Дт 91.2 «Прочие расходы» — Кт 76.2 «Расчёты по претензиям». При уплате штрафа: Дт 76.2 — Кт 51 «Расчётные счета».

Налоговый учёт штрафов

Штрафы и пени, уплаченные в бюджет за нарушения законодательства, не учитываются при расчёте налога на прибыль (п. 2 ст. 270 НК РФ). Бухгалтеру необходимо корректно отразить постоянную разницу и соответствующее постоянное налоговое обязательство (для организаций, применяющих ПБУ 18/02).

Планирование резервов

Рекомендуется заблаговременно оценить потенциальные штрафные санкции и при необходимости сформировать оценочное обязательство (резерв) в бухгалтерском учёте в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Это особенно актуально для компаний, которые не успевают полностью привести документацию в соответствие до 1 марта 2026 года.

Размеры штрафов за нарушение 168-ФЗ для юридических лиц могут быть значительными. Подробные суммы штрафов по различным видам нарушений см. в таблице штрафов.

Чек-лист для бухгалтера по подготовке к 168-ФЗ

Ниже представлен систематизированный перечень действий, которые необходимо выполнить бухгалтеру для обеспечения соответствия 168-ФЗ:

№	Действие	Приоритет
1	Изучить текст 168-ФЗ и определить, какие требования касаются финансовой документации	Высокий
2	Провести ревизию справочника номенклатуры в учётной системе	Высокий
3	Проверить и обновить наименования статей затрат и расходов	Высокий
4	Проверить шаблоны печатных форм документов (счета, акты, накладные)	Высокий
5	Согласовать с юристом формулировки финансовых условий в типовых договорах	Средний
6	Проверить наименования должностей в штатном расписании и расчётных документах	Средний
7	Обновить формулировки в расчётных листках	Средний
8	Проверить управленческую отчётность на наличие необоснованных иностранных терминов	Средний
9	Подготовить порядок отражения штрафов по 168-ФЗ в бухгалтерском и налоговом учёте	Низкий
10	Оценить необходимость формирования оценочных обязательств	Низкий
11	Согласовать с руководством бюджет на мероприятия по приведению документации в соответствие	Средний
12	Установить процедуру контроля новых документов на соответствие 168-ФЗ	Высокий

Итог: Хотя основная тяжесть подготовки к 168-ФЗ ложится на юридический и маркетинговый отделы, бухгалтерская служба играет важную роль в обеспечении соответствия финансовой документации требованиям закона. Своевременная ревизия учётных систем, шаблонов документов и справочников позволит избежать нарушений и обеспечить бесперебойную работу бухгалтерии после вступления закона в силу 1 марта 2026 года. Координируйте свои действия с юридическим отделом и начните подготовку уже сейчас.